Gestão da informação e documental do acervo acadêmico
um relato de experiência
Palavras-chave:
gestão de documentos arquivísticos, Instituições de Ensino Superior, Universidade Federal de Rondônia, Higienização documental simplesResumo
Este relato de experiência apresenta um recorte das atividades desenvolvidas pelo projeto "Gestão da Informação Arquivística da Universidade Federal de Rondônia", cujo objetivo foi implementar ações de gestão documental na Diretoria de Registros Acadêmicos, com foco na Secretaria de Registro e Controle Acadêmico. O projeto utilizou o método quadripolar, fundamentado nos paradigmas pós-custodial, informacional e científico. A pesquisa seguiu abordagem indutiva, com base em levantamentos bibliográficos, documentais, de campo, exploratórios, descritivos e aplicados. Resultou no desenho operacional das ações e funções a serem executadas: no protocolo para composição do dossiê acadêmico; na organização e conservação dos documentos; na construção de produtos relevantes para a gestão documental da UNIR. No entanto, a falta de apoio institucional em recursos humanos, financeiros e tecnológicos comprometeu a fase de digitalização, culminando na descontinuação do projeto.
Referências
ANDRADE, M. M. de. Introdução à metodologia do trabalho científico: elaboração de trabalhos na graduação. São Paulo, SP: Atlas, 2010.
BELLOTTO, H. L. Universidade e arquivos: perfil, história e convergência. Transinformação, Campinas, v.1, n.3, p.15-28, set./dez. 1989. Disponível em: https://periodicos.puccampinas.edu.br/transinfo/article/view/1679. Acesso em: 22 jul. 2024.
BERNARDES, I. P. Gestão Documental e Direito de Acesso: interfaces. Acervo, Rio de Janeiro: v.28, n.2, p. 164-179, jul./dez. 2015. Disponível em: https://revista.an.gov.br/index.php/revistaacervo/article/view/616. Acesso em: 23 jul. 2024.
BRASIL. Decreto 4.915, de 12 de dezembro de 2003. Dispõe sobre o Sistema de Gestão de documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal, e dá outras providências. Diário Oficial União, Brasília, DF, 2003. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/mpv/Antigas_2001/2200-2.htm. Acesso em: 19 maio 2024.
BRASIL. Decreto nº 9.235, de 15 de dezembro de 2017. Dispõe sobre o exercício das funções de regulação, supervisão e avaliação das instituições de educação superior e dos cursos superiores de graduação e de pós-graduação no sistema federal de ensino. Diário Oficial União, Brasília, DF, 18 dez. 2017. Disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato20152018/2017/decreto/d9235.htm. Acesso em: 19 jul. 2024.
BRASIL. Lei n°8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Diário Oficial da União, Brasília, DF, 9 jan. 1991. Disponível em: http://www.arquivonacional.gov.br/conarq. Acesso em: 10 jun. 2024.
BRASIL. Ministério da Educação. Portaria n° 315, de 4 de abril de 2018. Dispõe sobre os procedimentos de supervisão e monitoramento de instituições de educação superior - IES [...], nas modalidades presencial e a distância e dá outras providências. Diário Oficial da União, Brasília, DF, 5 abr. 2018. Disponível em: http://www.arquivonacional.gov.br/conarq. Acesso em: 10 maio 2023.
BRASIL. Ministério da Educação. Portaria nº 1.224 de 18 de dezembro de 2013. Institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES) pertencentes ao sistema federal de ensino. Diário Oficial da União, Brasília, DF, 19 dez. 2013. Disponível em: https://www.gov.br/conarq/pt-br/legislacao-arquivistica/portarias- federais/portaria-mec-no-1-224-de-18-de-dezembro-de-2013. Acesso em: 19 maio 2024.
BRASIL. Arquivo Nacional. Portaria nº 92, de 23 de setembro de 2011. Aprova o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES). Diário Oficial da União: Seção 1, Brasília, DF, n. 185, p. 26, 26 set. 2011. Disponível em: https://abmes.org.br/legislacoes/detalhe/2347/portaria-an-n-92. Acesso em: 10 jun. 2024.
BRASIL. Conselho Nacional de Arquivos. Resolução n. º 40, de 9 de dezembro de 2014. Estabelece diretrizes para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR, e dá outras providências. Diário Oficial da União, Brasília, DF, 10 dez. 2014. Disponível em: https://www.gov.br/conarq/pt-br/legislacao-arquivistica/resolucoes-doconarq/resolucao-no-40-de-9-de-dezembro-de-2014-alterada. Acesso em: 19 maio 2024.
BRASIL. Ministério da Educação. Portaria nº 360, de 18 de maio de 2022. Dispõe sobre a conversão do acervo acadêmico para o meio digital. Diário Oficial da União, Brasília, DF, 19 maio. 2022. Disponível em: https://www.in.gov.br/en/web/dou/-/portaria-n-360-de-18-de-maio-de-2022-401082263. Acesso em: 19 maio 2024.
BRUYNE, P. de; HERMAN, J.; SCHOUTHEETE, M. de. Dinâmica da pesquisa em ciências sociais: os polos da prática metodológica. Rio de Janeiro: Livraria Francisco Alves Editora S.A. 1977.
CAMARGO, A. M. de A.; BELLOTTO, H. L. (coord.). Dicionário de terminologia arquivística. São Paulo: Associação dos Arquivistas Brasileiros; Núcleo Regional de São Paulo/Secretaria de Estado da Cultura. Departamento de Museus e Arquivos, 1996.
CAPRA, F. O Ponto de Mutação: a ciência, a sociedade e a cultura emergente. Trad. Álvaro Cabral. 14. ed. São Paulo: Cultrix, 1995.
CARVALHO, E. L. de; LONGO, R. M. J. Informação orgânica: recurso estratégico para tomada de decisão pelos membros do Conselho de Administração da UEL. Informação & Informação, Londrina, v. 7, n. 2, p. 113-133, jul./dez. 2002. Disponível em: https://ojs.uel.br/revistas/uel/index.php/informacao/article/view/1703. Acesso em: 23 jul. 2024.
CASSARES, N. C. Como fazer conservação preventiva em arquivos e bibliotecas. São Paulo: Arquivo do Estado, 2000.
CASTELLS, M. A sociedade em rede. 6. ed. São Paulo: Paz e Terra, 1999.
CEDOC/Unb. Apostila “Curso de Higienização, Conservação e Preservação de Documentos Gráficos”. Brasília: CEDOC/UnB, 2008.
COUTINHO, C. P. Metodologia de investigação em ciências sociais e humanas: teoria e prática. Coimbra: Almedina, 2015.
CRESWELL, J. W. Projeto de pesquisa: métodos qualitativo, quantitativo e misto. 3. ed. Porto Alegre: Artmed. 2010
CRUZ MUNDET, J. R. Administración de documentos y archivos: textos fundamentales. Madrid: Coordinadora de Asociaciones de Archiveros, 2011.
FERRAZ, M. B.; SANTOS, O. S. Digitalização do acervo acadêmico: dinâmica no fluxo informacional da Universidade do Estado da Bahia. Revista ComCiência, uma Revista multidisciplinar, [S. l.], v. 7, n. 9, p. 215–219, 2023. DOI: 10.36112/issn2595-1890.v7.i9.p215-219. Disponível em: https://www.revistas.uneb.br/index.php/comciencia/article/view/18406. Acesso em: 9 jun. 2024.
GIL, A. C. Como elaborar projetos de pesquisa. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2007.
KUHN, T. S. A estrutura das revoluções científicas. 3.ed. São Paulo: Perspectiva, 1992.
MARTINS, G.A.; THEÓPHILO, C.R. Metodologia da investigação científica para ciências sociais aplicadas. 2.ed. São Paulo: Atlas, 2009.
PIANA, M. C. A construção do perfil do assistente social no cenário educacional [online]. São Paulo: Editora UNESP; São Paulo: Cultura Acadêmica, 2009.
RACHADEL, L. F.; RABELLO, A. L. Gerenciamento de documentos nos registros acadêmicos do IFSC: uma contribuição para o projeto de migração do acervo acadêmico do IFSC para o meio digital. 2020. Trabalho de Conclusão de Curso (Especialização em Gestão Pública na EP) — Instituto Federal de Santa Catarina, Florianópolis, 2020. Disponível em: https://repositorio.ifsc.edu.br/handle/123456789/1451. Acesso em: 10 maio 2024.
SCHELLENBERG, T. R. Arquivos Modernos: Princípios e Técnicas. 6. ed. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 2006.
SILVA, A. M. O método quadripolar e a pesquisa em ciência da informação. Prisma.Com, (26), 27-44. 2014. Disponível em: https://ojs.letras.up.pt/index.php/prismacom/article/view/1861. Acesso em:19 maio 2024.
SILVA, F. F.; SILVA, R. T. P. História da educação superior: das primeiras universidades à criação da Universidade Federal de Rondônia. Humanidades & Inovação, v. 5, n. 8, p. 39-47, 2018. Disponível em: https://revista.unitins.br/index.php/humanidadeseinovacao/article/view/912. Acesso em: 19 maio 2024.
TORRES, S. Gestão da informação na Câmara Municipal do Porto. Páginas a&b: arquivos e bibliotecas, Série 3, edição especial, p. 99–117, 2018. Disponível em: https://ojs.letras.up.pt/index.php/paginasaeb/article/view/3959. Acesso em: 9 jun. 2024.
TERRA, Ana Lúcia. A metodologia quadripolar de investigação científica aplicada em Ciência da Informação: relato de experiência. PRISMA.COM, (26) 2014, p. 45-66. Disponível em: https://ojs.letras.up.pt/index.php/prismacom/article/view/2650. Acesso em: 9 jun. 2024.
UNIVERSIDADE FEDERAL DA FRONTEIRA SUL. Recomendações para ordenação e digitalização da documentação acadêmica da UFFS. [Chapecó, SC: UFFS], 2019. Disponível em: https://www.uffs.edu.br/institucional/secretarias/especial_de_tecnologia_e_informacao/gestao-documental/manuais-e-recomendacoes. Acesso em: 10 jun. 2024.
VERGARA, S. C. Métodos de pesquisa em administração. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2010.
YIN, R. K. Estudo de caso: planejamento e métodos. 3.ed. Porto Alegre: Bookman, 2005.
